"I clienti sono interessati soprattutto alla qualità, all'assistenza e al valore"
PHILIP KOTLER
Per gestire il piano di fattibilità per l'organizzazione di un Meeting, viene approntata una SEGRETERIA ORGANIZZATIVA, dedicata all'individuazione dei servizi e alla realizzazione di tutte le singole attività in base al target e alla tipologia del Meeting stesso.
Tale segreteria organizzativa si occuperà di redigere un preventivo analitico suddiviso in singole voci delle entrate e delle uscite, al fine di gestire gli aspetti economici dell'Evento nel rispetto del budget stabilito, nonché la gestione delle relazioni e dei contatti con i fornitori dei servizi, con i docenti e con i partecipanti. Il preventivo viene aggiornato periodicamente nell’ottica dell’evoluzione finanziaria della previsione delle entrate da parte del Comitato Organizzatore o di variazioni contingenti.
La ricerca della Sede Congressuale viene affrontata con serietà e minuzia con la possibilità di ampia scelta tra Centri Congressi, Hotel, Università, in base alle esigenze, al numero previsto dei partecipanti e al budget.
Viene offerta consulenza per la scelta di Hotel ed eventuali prenotazioni e booking.
La scelta del catering e della ristorazione viene seguita a 360 gradi: dalle proposte dei menù alle mise en place fino agli allestimenti.
In base alle esigenze del Meeting, vengono realizzati allestimenti e set a cura di personale esperto. Il progetto è coordinato dal rendering alla realizzazione, con attenzione all'utilizzo di servizi tecnologici, informatici e di telecomunicazione all’avanguardia.
Vengono impiegati professionisti per diversi servizi quali hostess/stewart congressuali per l'assistenza, l'accoglienza e i trasferimenti, nonché personale qualificato nella gestione della pratica ECM (EDUCAZIONE CONTINUA IN MEDICINA).
La segreteria organizzativa è in grado di soddisfare la lavorazione degli elaborati stampati, inerenti al congresso, con grafica personalizzata (brochure, locandine, badge nominativi e segnaletica) e di divulgare, tramite mailing list, ai professionisti interessati il programma, utilizzando le liste fornite da Istituzioni o Società Scientifiche. Si creano siti internet degli eventi su misura con servizi web personalizzati.
